1.3. Ответственность за создание и подписание первичных документов

1.3. Ответственность за создание и подписание первичных документов

34
0

В соответствии со статьей 6 Закона «О бухгалтерском
учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях,
соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут
руководители организаций.

При этом руководители организаций могут в зависимости от
объема учетной работы:

1) учредить бухгалтерскую службу как структурное
подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2) ввести в штат должность бухгалтера;

3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского
учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или
бухгалтеру-специалисту;

4) вести бухгалтерский учет лично.

Таким образом, в зависимости от организации бухгалтерского
учета на предприятии и от объема учетной документации формируется состав лиц,
отвечающих за создание и подписание первичных документов. В небольшой торговой
организации, где бухгалтерский учет ведется руководителем, такими лицами могут
быть, например, сам руководитель и сотрудник, отвечающий за приемку и отгрузку
товаров.

При наличии в штате главного бухгалтера он несет
ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета,
своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (ст.7
Закона «О бухгалтерском учете»).

Главный бухгалтер также обеспечивает соответствие
осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации,
контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению
хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и
сведений обязательны для всех работников организации.

В соответствии с пунктом 14 Положения по ведению
бухгалтерского учета перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных
документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным
бухгалтером.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных
документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском
учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица,
составившие и подписавшие эти документы.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с
денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным
бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то
лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства
считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под
финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие
финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры,
заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Перечень лиц, имеющих право подписи, может быть утвержден
приказом или распоряжением руководителя торговой организации, а также может
быть принят в качестве приложения к учетной политике торговой организации.

При этом, по мнению автора, данный перечень целесообразно
разработать применительно к должностям, а не к конкретным работникам, так как
именно занимаемая должность позволяет сотруднику организации санкционировать
совершение хозяйственной операции. Кроме того, в данном случае не возникнет
необходимости в утверждении нового перечня при увольнении работника или при
переводе на другую должность. Приведем примерный Перечень лиц, имеющих право
подписи первичных учетных документов в торговой организации, реализующей товары
оптом с собственного склада, а также в розницу через собственный магазин, в том
числе и по договору комиссии.

Приложение N 5

к учетной политике ООО «Негоциант» на 2001 год

Утверждаю:

Генеральный директор

Иванов И.И.

(подпись)

Согласовано:

Главный бухгалтер

Петрова К.Д.

(подпись)

30 декабря 2000 года

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов

в ООО «Негоциант» с 1 января 2001 года

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|      Наименование документа   |      Лица, имеющие право
подписи      |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.   Общехозяйственные
докумен-|                                       |

|     ты,                       |                                       |

|     в том числе:
|                                       |

|1.1. Хозяйственные договоры    |Генеральный
директор                   |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.2. Кредитные и заемные  дого-|Генеральный
директор                   |

|     воры                      |Главный
бухгалтер                      |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.3. Платежные поручения       |Генеральный директор
|

|                               |Главный
бухгалтер                      |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.4. Денежные чеки             |Генеральный
директор                   |

|                               |Главный
бухгалтер                      |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.5. Расходные кассовые ордера |Генеральный
директор                   |

|                               |Главный бухгалтер
|

|
|Бухгалтер-кассир                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.6. Приходные кассовые ордера |Главный
бухгалтер                      |

|                               |Бухгалтер-кассир
|

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.7. Авансовые отчеты          |Генеральный
директор                   |

|                               |Главный
бухгалтер                      |

|                               |Подтверждение
целесообразности  расхо-|

|
|дов:                                   |

|                               |Исполнительный
директор                |

|                               |Заведующий
складом                     |

|                               |Директор
магазина                      |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.8. Бухгалтерская и  налоговая|Генеральный
директор                   |

|     отчетность                |Главный
бухгалтер                      |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|1.9. Первичные   документы   по|Генеральный
директор                   |

|     учету труда  и  заработной|Главный
бухгалтер                      |

|     платы                     |Бухгалтер по
кадрам                    |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|2.   Документы, составляемые
на|                                       |

|     складе, в том числе:
|                                       |

|2.1. Товарные накладные
|Кладовщик                              |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|2.2. Товарный отчет
|Кладовщик                              |

|                               |Бухгалтер по
ТМЦ                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|2.3. Накладная   на  внутреннее|Кладовщик
|

|     перемещение товара        |Заведующий
секцией                     |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|2.4. Журнал учета движения  то-|Кладовщик                              |

|     варов на складе
|                                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|2.5. Прочие товарные документы,|Заведующий
складом                     |

|     кроме составляемых
специ-|Кладовщик                              |

|     альной комиссией
|                                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.   Документы, составляемые  в|                                       |

|     магазине
|                                       |

|3.1. Товарный отчет            |Заведующий
секцией                     |

|                               |Бухгалтер по
ТМЦ                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.2. Журнал   кассира-операцио-|Заведующий
секцией                     |

|     ниста                     |Старший
кассир                         |

|                               |Кассир-операционист
|

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.3. Справка-отчет кассира-опе-|Директор
магазина                      |

|     рациониста                |Старший
кассир                         |

|                               |Кассир-операционист
|

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.4. Сведения    о   показаниях|Директор
магазина                      |

|     счетчиков  ККМ  и  выручке|Старший
кассир                         |

|     организации
|                                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|З.5. Перечень товаров, принятых|Заведующий
секцией                     |

|     на комиссию; товарный
яр-|                                       |

|     лык
|                                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.6. Акт об уценке комиссионных|Заведующий
секцией                     |

|     товаров                   |Бухгалтер по
ТМЦ                       |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.7. Ведомость  учета платежей,|Директор
магазина                      |

|    полученных за хранение
не-|Бухгалтер-кассир                       |

|    проданных товаров
|Кассир-операционист                    |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.8. Акт о снятии комиссионного|Директор
магазина                      |

|     товара с продажи          |Бухгалтер по
ТМЦ                       |

|                               |Заведующий
секцией                     |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|3.9. Справка о продаже комисси-|Главный
бухгалтер                      |

|     онных товаров             |Заведующий
секцией                     |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|4.   Инвентаризационная
комис-|Председатель:                          |

|     сия                       |Исполнительный
директор                |

|                               |Члены
комиссии:                        |

|                               |Директор магазина                      |

|                               |Заведующий
складом                     |

|                               |Бухгалтер по
ТМЦ                       |

|
|Менеджер                               |

|                               |Инвентаризационные
документы  утвержда-|

|
|ют:                                    |

|                               |Генеральный
директор                   |

|                               |Главный бухгалтер
|

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|5.   Постоянно действующая
ко-|Председатель:                          |

|     миссия  по  работе  с  ККМ|Исполнительный
директор                |

|     (перевод  денежных счетчи-|Члены
комиссии:                        |

|     ков на нули, снятие  пока-|Директор
магазина                      |

|     заний счетчиков и т.д.)   |Заведующий
секцией                     |

|                               |Бухгалтер-кассир
|

|                               |Первичные документы
утверждают:        |

|                               |Генеральный
директор                   |

|                               |Главный
бухгалтер                      |

|———————————————————————————————|———————————————————————————————————————|

|6.   Постоянно действующая
ко-|Председатель:                          |

|     миссия по составлению пер-|Исполнительный
директор                |

|     вичных  документов,  подт-|Члены
комиссии:                        |

|     верждающих расхождения при|Заведующий
складом                     |

|     приемке товаров,  а  также|Директор
магазина                      |

|     по списанию товаров
|Кладовщик                              |

|                               |Бухгалтер по
ТМЦ                       |

|                               |Первичные документы
утверждают:        |

|                               |Генеральный
директор                   |

|                               |Главный
бухгалтер                      |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

Статьей 183 Гражданского кодекса РФ установлено, что при
отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении
таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах
совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии
прямо не одобрит данную сделку.

Таким образом, сотрудник организации, подписавший первичный
документ, не будучи на то уполномоченным, самостоятельно отвечает за
последствия подписанного. В то же время руководство организации может одобрить
совершенную сделку.

В соответствии с пунктом 5 информационного письма Президиума
ВАС РФ от 23 октября 2000 г. N 57 «О некоторых вопросах практики
применения статьи 183 Гражданского кодекса РФ» под прямым последующим
одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься:

— письменное или устное одобрение, независимо от того,
адресовано ли оно непосредственно контрагенту по сделке;

— признание представляемым претензии контрагента;

— конкретные действия представляемого, если они
свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата
товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата
процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в
связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по
сделке);

— заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или
заключена во исполнение либо во изменение первой;

— просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;

— акцепт инкассового поручения.

При рассмотрении судами обстоятельств, свидетельствующих об
одобрении представляемым — юридическим лицом соответствующей сделки, необходимо
принимать во внимание, что независимо от формы одобрения оно должно исходить от
органа или лица, уполномоченного в силу закона, учредительных документов или
договора заключать такие сделки или совершать действия, которые могут
рассматриваться как одобрение.

Действия работников представляемого по исполнению
обязательства исходя из конкретных обстоятельств дела могут свидетельствовать
об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных
(трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, либо полномочие
работников на совершение таких действия явствовало из обстановки, в которой они
действовали (абз.2 п.1 с.182 ГК РФ).

Рассмотрим ситуацию на примере. В отсутствие кладовщика
водитель-экспедитор подписал товарную накладную на отгрузку определенного вида
товаров в адрес покупателя А. Впоследствии выяснилось, что указанная партия
товаров предназначалась для покупателя Б, который в связи с невыполнением
торговой организацией обязательства по поставке предъявил к ней требование об
уплате штрафных санкций.

В данной ситуации руководитель торговой организации может
одобрить сделку, совершенную ненадлежащим лицом. Одобрение может выразиться в
устных высказываниях, в письменной форме (в виде приказа или распоряжения), в
виде конкретного действия, например, путем подписания платежного поручения на
перечисление штрафных санкций. В данном случае обязанности по уплате штрафных
санкций ложатся на торговую организацию, и на водителя-экспедитора возложены
быть не могут.

Однако руководитель организации может и не одобрить сделку,
совершенную ненадлежащим лицом, на которого в данной ситуации ложится бремя
выплаты штрафных санкций.

Проанализируем данную ситуацию на примере конкретного дела,
рассмотренного в постановлении Президиума ВАС РФ от 4 июня 1996 г. N 6234/94.

АОЗТ «Боково» обратилось в Ульяновский областной
арбитражный суд с иском о взыскании с Инзенской фабрики первичной обработки
шерсти 25 384 654 руб., составляющих стоимость шерсти, сданной по контракту от
16 августа 1993 года.

Решением от 11 мая 1994 года в иске о взыскании основной
суммы задолженности отказано.

Как видно из материалов дела, предметом спора является
задолженность ответчика по оплате стоимости шерсти немытой, поставленной истцом
во исполнение контракта от 16 августа 1993 года.

При принятии решения суд исследовал имеющиеся в деле
документы и установил, что факт наличия между сторонами договорных отношений не
доказан, поскольку контракт подписан не уполномоченным на это лицом
(начальником участка, а не руководителем Инзенской фабрики, поименованным в
преамбуле контракта).

Кроме того, по мнению суда, истец не доказал факта сдачи
ответчику и получения им спорной продукции.

Между тем в материалах дела имеется акт от 13 сентября 1993
г. N 3074, согласно которому шерстовед фабрики Даудов принял от представителя истца
Любчина 111 мест шерсти и произвел их перевеску, то есть совершил действия,
свидетельствующие о фактической приемке шерсти. В акте содержатся сведения о
контрольной классировке шерсти и расчет ее стоимости с учетом результатов
классировки.

Данный акт подписан приемщиком и сдатчиком. Эти
обстоятельства подтверждены и объяснением Даудова. Подпись Даудова в объяснении
идентична его подписи в акте от 13 сентября 1993 года. Поэтому вывод суда о
ничтожности акта N 3074 от 13 сентября 1993 года ввиду отсутствия на нем печати
фабрики нельзя признать обоснованным.

Действия работника Оренбургского участка Инзенской фабрики
по составлению приемо-сдаточного акта машинной обработки от 13 сентября 1993
года N 3074 с указанием подробной классификации принятой шерсти по видам,
цвету, классам, подклассам подтверждают, что в данном случае он действовал в
порядке, обычно принятом для приемки шерсти, ее хранения и реализации.

Факт отгрузки шерсти ответчику подтверждается также
товарно-транспортными накладными N 799110-799114, являющимися документами
первичного учета по перевозке груза, из которых следует, что спорная партия
шерсти перевозилась на арендный участок фабрики автотранспортом АОЗТ
«Боково».

При этих условиях оснований считать доказанным неполучение
ответчиком спорной продукции не имеется.

Таким образом, вывод суда о необоснованности требований об
оплате данной продукции нельзя признать правильным, а решение об отклонении
таких требований — соответствующим материалам дела.

Следовательно, решение и постановление подлежат отмене, а
иск в части взыскания с ответчика основной задолженности в размере 9 001 650
руб. и госпошлины в размере 450 083 руб. — удовлетворению.

Из постановления ВАС РФ можно сделать вывод, что даже если
документ подписан ненадлежащим лицом (в приведенном примере — контракт), но
фактически сделка была одобрена покупателем, то есть товар принят и
оприходован, то у покупателя возникают обязательства по указанной сделке.

Важным аспектом повышения ответственности должностных лиц
является заключение с ними договоров о полной материальной ответственности.

В соответствии со статьей 121.1 КЗоТ РФ письменные договоры
о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с
работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими
работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском),
перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Постановлением Госкомитета СМ СССР по труду и социальным
вопросам от 28 декабря 1977 г. N 447/24 утвержден «Перечень должностей и
работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием,
учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной
материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных
им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в
процессе производства».

В сфере торговли такими должностями являются:

1. Заведующие кассами; заведующие кладовыми ценностей;
заведующие складами и их заместители.

2. Старшие контролеры-кассиры и контролеры-кассиры; старшие
контролеры и контролеры; старшие кассиры и кассиры, а также другие работники,
выполняющие обязанности кассиров.

3. Заведующие (директора при отсутствии заведующих отделами
и секций) магазинами и их заместители; заведующие скупочными пунктами;
заведующие товарными секциями (отделами), отделами заказов магазинов и их
заместители; начальники цехов и участков предприятий торговли и их заместители.

4. Начальники товарных и товароперевалочных участков;
старшие товароведы и товароведы, непосредственно обслуживающие материальные
ценности.

5. Заведующие аптечными учреждениями и их заместители;
заведующие отделами аптечных учреждений и их заместители; заведующие аптечными
пунктами первой группы; провизоры-технологи (рецептары-контролеры), фармацевты
(ручнисты).

6. Агенты по снабжению; экспедиторы по перевозке грузов;
инкассаторы.

Приведем примерную форму договора о полной материальной
ответственности.

                                 Договор

          о полной индивидуальной материальной
ответственности

     г. ______________
«____»_________ ____ г.

     Организационно-правовая форма и наименование торговой
организации  в

лице Название должности, фамилия, имя, отчество руководителя
организации,

именуемое  в  дальнейшем  Администрация,  с  одной
стороны,  и  работник

организации Фамилия, имя,  отчество  работника,  именуемый
в  дальнейшем

Работник, с другой стороны, заключили настоящий договор о
нижеследующем:

     1. Работник, занимающий должность Название должности в
соответствии

с вышеприведенным Перечнем, выполняющий работу,
непосредственно связанную

С хранением, обработкой, продажей (отпуском) или перевозкой,
принимает на

себя полную материальную  ответственность  за
необеспечение  сохранности

вверенных ему материальных ценностей и в связи с изложенным
обязуется:

     1) бережно относиться к переданным ему для хранения
или  для  других

целей материальным ценностям и принимать меры к
предотвращению ущерба;

     2)  своевременно  сообщать  Администрации  о  всех
обстоятельствах,

угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему
материальных ценностей;

     3) вести учет, составлять и  представлять  в
установленном  порядке

товарно-денежные и другие отчеты о  движении  и  остатках
вверенных ему

материальных ценностей;

     4)  участвовать  в   инвентаризации   вверенных   ему
материальных

ценностей;

     5) нести ответственность  за  причиненный  ущерб  в
соответствии с

действующим законодательством.

     2. Администрация обязуется:

     1) создавать Работнику условия, необходимые для
нормальной работы  и

обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных
ценностей;

     2)   знакомить   Работника   с   действующим
законодательством о

материальной ответственности рабочих и  служащих  за
ущерб,  причиненный

имуществу, а также с действующими инструкциями, нормативами
и  правилами

хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки
переданных ему

материальных ценностей;

     3) проводить в  установленном  порядке  инвентаризацию
материальных

ценностей.

     3. В случае необеспечения по вине  Работника
сохранности  вверенных

ему материальных ценностей определение размера ущерба  и
его  возмещение

производятся в соответствии с действующим законодательством.

     4.  Работник  не  несет  материальной
ответственности,   если ущерб

причинен не по его вине.

     5. Действие настоящего договора распространяется на все
время работы

с вверенными Работнику материальными ценностями.

     6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, из
которых первый

находится у Администрации, а второй — у Работника.

     Работник:

     Фамилия, имя, отчество. Паспорт серии ___ N
_______________________,

     Выдан когда __________ кем
________________________________________.

     Адрес: ____________________________________________________________.

     Телефон: __________. Подпись:
______________________________________

     Администрация:

     Организационно-правовая форма и наименование торговой
организации.

     Адрес: ____________________________________________________________.

     ИНН: ______________. Банковские реквизиты:
_________________________

___________________________________________________________________.

     Фамилия, имя, отчество и должность руководителя

     Подпись: _________________.

     М.П.

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ