3. Функции процессно-организационного управления

3. Функции процессно-организационного управления

92
0

Функции
процессно-организационного управления в органах безопасно­сти представляют
собой действия руководителей, позволяющие иметь в наличии
организационно-ресурсные условия для успешного осуществления исполнителями
(организационными звеньями) процессов служебной дея­тельности.

Основными
разновидностями функций процессно-организационного управления являются:

1) подготовка
планов служебной деятельности;

2) проведение
контроля служебной деятельности;

3) подведение
итогов служебной деятельности.

Подготовка планов
служебной деятельности (планирование) — это управленческая функция, цели
которой состоят в том, чтобы своевременно создавать организационно-нормативные
условия — модели процессов предстоящей деятельности исполнителей.

При этом
необходимо учитывать, что планирование процессов дея­тельности является не самоцелью,
а способом, в той или иной мере гаран­тирующим успешность будущей деятельности.
К тому же «планы — не догмы, но только руководства к действиям».

В зависимости от
объекта можно, в свою очередь, выделить следую­щие разновидности данной
деятельности: общее (организационное), специ­альное (базовое) и частное
(индивидуальное) планирование.

Объект общего
планирования — процессы практического выполнения t различными исполнителями
прежде всего организационных мероприятий в Течение определенного календарного периода.

В зависимости от
длительности этого периода разрабатываются сле­дующие разновидности планов: а)
краткосрочные планы (например, полу­годовые); б) среднесрочные планы (например,
годовые); в) долгосрочные планы (например, пятилетние).

Объект специального
планирования — процессы практического вы­полнения различными исполнителями
прежде всего базовых профессио­нальных мероприятий в интересах разрешения
возникших (возникающих) конкретных проблем. Эти процессы заранее не
ограничиваются каким-либо Календарным периодом.

В зависимости от
повторяемости (неповторяемости) этих проблем раз­рабатываются следующие
разновидности планов: а) планы многократного Использования (ситуационные); б)
планы однократного (разового) исполь-[зования

51

Планы
многократного использования подготавливаются на случай возникновения сложных
обстоятельств (например, разведывательных акций иностранных
дипломатов-разведчиков), чрезвычайных обстоятельств (на­пример,
террористических акций, крупных аварий на различных производ­ствах, крушений на
транспорте), а также особых условий (например, воен­ных действий)

Планы
однократного использования создаются как в интересах выпол­нения новых законов,
правительственных директив, ведомственных норма­тивных актов, так и в интересах
разрешения отдельных служебных проблем (например, в связи с получением
отдельных сигналов).

Объект частного
планирования (самопланирования) — процессы прак­тического выполнения
собственных разнообразных мероприятий в течение определенного периода

Самопланирование,
как правило, рассматривается в качестве элемента научной организации
индивидуального труда.

Результатами
планирования являются организационно-нормативные модели — планы процессов
предстоящей деятельности исполнителей. В тех либо иных организационных звеньях
такие планы, имея различное содержа­ние, могут создаваться в описательной,
табличной и графической формах

Для описательных
планов характерно изложение основного содержа­ния (текстов) в форме письменной
речи. Такие тексты состоят из несколь­ких частей.

В преамбуле
(вводной части) приводятся результаты анализа служеб­ной обстановки в сфере
будущей деятельности исполнителей. На этой ос­нове определяются проблемы,
которые необходимо разрешить в течение предстоящего планового периода, а затем
— основные цели предстоящей деятельности.

В основной части
фиксируются все мероприятия, которые необходимо выполнить для успешного
достижения плановых целей в предстоящий пе­риод. Порядок фиксирования
мероприятий (в зависимости от их важности или сложности) может быть
хронологическим либо логическим. В сложных планах все мероприятия для
достижения отдельных целей обычно объеди­няют в самостоятельные разделы.

Табличные планы
характеризуются тем, что их основное содержание излагается в табличной форме.
При этом в таблицах, как правило, фикси­руются следующие элементы содержания:
цели, мероприятия, ответствен­ные исполнители, сроки реализации мероприятий.

Отличительная
особенность графических планов состоит в том, что их основное содержание
полностью или частично фиксируется в графической форме. Практически обычно
используются два вида графиков: ленточные (графики Г Ганта) и сетевые.

Ленточные графики
позволяют отражать порядок выполнения и дли­тельность во времени (начало —
окончание) тех или иных мероприятий

Сетевые графики
(стрелочные логические диаграммы) целиком мо­делируют процессы предстоящей
деятельности тех или иных исполни-

52

телей. Для этого
комплексы планируемых мероприятий расчленяются на отдельные четко определенные
действия, результаты завершения кото­рых четко и однозначно формулируются.
Каждое из таких действий отображается направленной линией — стрелкой, а его
результат — ка­кой-либо геометрической фигурой (например, кружком, квадратом,
тре­угольником) с последовательной нумерацией. Совокупности всех гео­метрических
фигур и стрелок образуют сети. Такие сети наглядно отражают продолжительность
отдельных действий, их последователь­ность, а также взаимосвязи между всеми
действиями и их результатами.

Построение
сетевых графиков требует от руководителей знания не­которых правил.

Иначе говоря,
результатами планирования являются планы процес­сов будущей деятельности
исполнителей. 1) приобретающие после ут­верждения соответствующими
руководителями обязательный для вы­полнения характер; 2) своевременно
доведенные (в частях, их касающихся) до сведения соответствующих исполнителей;
3) осознанно принятые (в частях, их касающихся) к выполнению соответствующими
исполнителями.

Качество таких
результатов во многом определяет возможности дос­тижения исполнителями успехов
в процессах предстоящей деятельности

Проведение
контроля служебной деятельности (контролирование) — это управленческая функция,
цели которой состоят в подтверждении каче­ства и в корректировании (при
необходимости) реализуемых исполнителя­ми планов деятельности либо выполняемых
ими служебных действий.

При этом следует
иметь в виду, что контролирование процессов дея­тельности, как отмечают
специалисты, всегда имеет «последующий» харак­тер. В принципе контролировать
можно только те действия, которые прак­тически уже выполнены исполнителями
частично либо полностью.

Некоторые
руководители оценивают контролирование как деятель­ность, целиком направленную
(ориентированную) в прошлое. Но ведь в прошлом уже ничего не исправить В то же
время можно учитывать прошлые, лучше всего частичные, результаты для подготовки
относи­тельно своевременных корректирующих действий на будущее.

В этой связи
возникла концепция так называемого опережающего контролирования процессов
деятельности, основная идея которого за­ключается в том, что корректирующие
действия должны предвосхищать (опережать) получение нежелательных результатов
(наступление неже­лательных последствий) в процессах служебной деятельности
исполни­телей’.

Практически это
можно реализовать только путем систематическо­го прогнозирования состояния
условий (внешних и внутренних) в про-

‘ См Кунц Г О
Доннел С Управление Системный и ситуационный анализ управленческих функ­ций Пер
сангл —М, 1981 —Т 2 —С 375—383

53

цессах
деятельности тех или иных исполнителей в ближайшем или отда­ленном будущем.

В зависимости от
объекта можно, в свою очередь, выделить сле­дующие разновидности данной
деятельности: общее, специальное и частное контролирование.

Объект общего
контролирования — качество реализуемых общих планов и действий исполнителей
данных планов. Например, проверяется, правильно ли были определены основные
цели реализуемой деятельности, основные мероприятия, необходимые для достижения
установленных целей, исполнители основных мероприятий; правильно ли они
действуют и т.д. При необходимости вносятся соответствующие коррективы.

Объект
специального контролирования — качество реализуемых специальных планов и
действий исполнителей данных планов. Напри­мер, проверяется, правильно ли были
определены основные цели про­фессиональной деятельности исполнителей; правильно
ли были разрабо­таны и сформулированы различные мероприятия для достижения
каждой из основных целей; правильно ли подобраны ответственные исполнители и
рассчитаны сроки выполнения всех мероприятий; пра­вильно ли действуют
исполнители, выполняя порученные им плановые задания, какие допускают при этом
ошибки, какие используют при этом новшества и т.д. При необходимости в планы
деятельности и в действия исполнителей вносятся соответствующие коррективы.

Объект частного
контролирования (самоконтролирования) — качество реализуемых индивидуальных
планов и собственных действий в интересах исполнения данных планов. Например,
проверяется, какие были допущены ошибки в планах или в собственных действиях в
ходе их выполнения. При необходимости вносятся соответствующие коррективы.

Самоконтролирование
рассматривается, как правило, в качестве одного из элементов научной
организации индивидуального труда.

Результатами
контролирования являются откорректированные пла­ны деятельности и действия
исполнителей, а также предложения о со­вершенствовании других регламентирующих
решений.

Иначе говоря,
такими результатами являются откорректированные (качественно улучшенные) в
соответствии с реально существующими и предполагаемыми внешними и внутренними
обстоятельствами: 1) орга­низационно-нормативные условия — модели процессов
выполняемой деятельности и 2) подготовка, заинтересованность,
ресурсообеспечен-ность тех или иных исполнителей к процессам выполняемой
деятельно­сти; а также 3) предложения о совершенствовании других решений, рег­ламентирующих
проверяемые процессы.

Качество таких
результатов во многом определяет возможности достижения исполнителями успехов в
процессах выполняемой деятель­ности.

Подведение итогов
служебной деятельности (подытоживание) — это управленческая функция, цели
которой заключаются в определении

54

успешности
оцениваемых процессов служебной деятельности исполни­телей, выявлении типичных
недостатков и полезных в будущем нов­шеств.

При этом
необходимо учитывать, что подытоживание процессов деятельности, как отмечают
специалисты, всегда имеет большое воспи­тательное и стимулирующее значение для
всех исполнителей.

Некоторые
руководители подводят итоги только в тех случаях, если в процессах завершенной
деятельности имеются те или иные недостат­ки: не все цели были успешно
достигнуты, многие мероприятия были выполнены с большими затратами тех или иных
ресурсов, действия многих исполнителей сопровождались серьезными ошибками и
т.д.

Передовая же
практика свидетельствует, что подводить итоги про­цессов выполненной
деятельности необходимо всегда, в любых ситуа­циях, за исключением
экстремальных.

В зависимости от
объекта можно, в свою очередь, выделить не­сколько разновидностей данной
деятельности: общее, специальное и частное подытоживание.

Объект общего
подытоживания — эффективность процессов прак­тического выполнения исполнителями
общих планов, типичные недос­татки и полезные новшества.

Объект
специального подытоживания — эффективность процессов практического выполнения
исполнителями специальных планов, типич­ные недостатки и полезные новшества.

Объект частного
подытоживания (самооценивания) — эффектив­ность процессов практического
выполнения индивидуальных планов, ;. типичные недостатки и полезные новшества.

Самооценивание
рассматривается обычно в качестве одного из эле­ментов научной организации
индивидуального труда.

Результатами
подведения итогов являются выявленные руководи-‘•• телями успешность процессов
служебной деятельности, завершенной ‘! исполнителями, типичные недостатки
последних и полезные для буду-[ щих действий исполнителей новшества.

?     Иначе
говоря, такими результатами являются оцененные: 1) эффек-|’ тивность
завершенных исполнителями процессов служебной деятельно­сти, в том числе
степень их удовлетворенности от реализованных меро­приятий и полученных при
этом результатах; 2) отрицательный профессиональный опыт плановой служебной
деятельности исполните­лей, причины его возникновения и существования, условия,
препятст­вующие его появлению в будущем; 3) положительный профессиональный опыт
плановой служебной деятельности исполнителей и возможности его использования в
будущем в тех или иных конкретных обстоятельствах.

Качество таких
результатов во многом определяет возможности достижения исполнителями успехов в
процессах будущей деятельности.

55

Функции
процессно-организационного управления практически выполняются всеми
руководителями различных организационных звеньев.

В
централизованных органах безопасности порядок реализации данных функций также в
определенной степени регламентирован.

Вопросы для самоконтроля

/ Что является,
по Вашему мнению, самым важным и сложным для руково­дителей различных
организационных звеньев в ходе осуществления администра­тивно-организационных
функций управления в органах безопасности7

2 Что является,
на Ваш взгляд, самым важным и сложным для руководите­лей различных
организационных звеньев в ходе реализации кадрово-ресурсных функ­ций управления
в органах безопасности7

3 Что является,
по Вашему мнению, самым важным и сложным для руково­дителей различных
организационных звеньев в ходе выполнения процессно-организационных функций
управления в органах безопасности7

НЕТ КОММЕНТАРИЕВ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ